Kependudukan
Surat pengantar KTP, surat keterangan KTP dalam proses, surat biodata penduduk, surat keterangan pindah penduduk, dan surat keterangan beda identitas.
Identitas
Surat yang tersusun dari data yang sudah ada.
Warga mengajukan permohonan dari rumah atau di balai desa. Operator memeriksa, lalu surat tersusun dari data penduduk yang sudah tercatat. Tidak ada lagi fotokopi yang dibawa berulang kali, dan setiap surat tercatat rapi.
Satu warga, lima meja, tiga kali datang.
Pelayanan yang baik tidak dimulai di meja cetak, tetapi di data yang sudah rapi.
Mengurus satu surat sering berarti datang lebih dari sekali. Warga membawa fotokopi kartu keluarga, menunggu perangkat yang berwenang, kembali lagi karena ada isian yang kurang, lalu menunggu tanda tangan. Di balik meja, perangkat desa mengetik ulang nama, NIK, dan alamat yang sebenarnya sudah tercatat di buku induk.
Layanan Warga mengubah urutannya. Karena identitas pemohon sudah ada di Inti Data Desa, operator tidak perlu menyalin data dari fotokopi. Isian surat terisi dari data penduduk, dan yang tersisa adalah pekerjaan yang memang membutuhkan manusia: memeriksa kebenaran keperluan, menimbang, dan melayani dengan ramah.
Yang berubah bagi warga: permohonan bisa diajukan tanpa harus datang lebih dulu, statusnya bisa dipantau, dan saat datang ke balai desa, suratnya sudah siap diambil.
Dari permohonan warga sampai surat diambil.
-
Warga mengajukan
Warga memilih jenis layanan dan mengisi permohonan lewat website desa atau ponsel. Permohonan juga bisa dilayani langsung di kantor desa.
-
Masuk ke satu dasbor
Semua permohonan masuk ke menu Layanan, bagian Permohonan, di dasbor desa. Operator melihat daftar permohonan yang menunggu dari satu tempat.
-
Operator memeriksa
Data pemohon sudah tersedia di basis data, sehingga pemeriksaan berjalan cepat. Operator memastikan keperluan dan kelengkapan, lalu memilih menerima atau menolak permohonan.
-
Surat disusun dan dicetak
Permohonan yang diterima dilanjutkan dengan pembuatan surat. Isian terisi dari data penduduk, lalu surat dicetak langsung dari aplikasi ke printer kantor desa.
-
Warga mengambil
Saat surat diambil pemohon, operator menandainya sebagai sudah diambil. Riwayat permohonan tersimpan dan bisa dicari kembali.
-
Tercatat di agenda
Surat yang dicetak dari Panda otomatis masuk ke buku agenda surat keluar, sehingga desa tidak perlu menulis ulang di buku agenda.
Surat yang sehari-hari dibutuhkan warga.
Daftar berikut adalah contoh jenis surat yang dapat diajukan warga. Desa dapat menambah jenis surat lain dan menyesuaikan formatnya sendiri.
Keluarga dan peristiwa
Surat permohonan akta lahir, surat pernyataan permohonan akta lahir, surat keterangan meninggal dunia, surat keterangan ahli waris, dan surat keterangan N1 sampai N6 untuk pernikahan.
Keluarga
Sosial dan usaha
Surat keterangan tidak mampu, surat keterangan usaha, dan surat keterangan domisili usaha.
Sosial dan ekonomi
Pengantar dan keramaian
Surat pengantar catatan kepolisian, surat pengantar laporan kehilangan, surat pengantar izin keramaian, dan surat keterangan bepergian.
Pengantar
Desa tidak bergantung pada pengembang untuk menambah surat.
Setiap daerah punya kebiasaan surat sendiri: kop, susunan kalimat, sampai tanda tangan. Karena itu layanan surat di Panda berkembang ke arah yang memberi desa kendali penuh atas formatnya.
Ubah isi format
Desa dapat mengubah dan menyesuaikan isi format surat sesuai kebutuhan dan kebiasaan setempat, tanpa keahlian pemrograman.
Penyesuaian
Tambah jenis surat sendiri
Sejak layanan surat versi 3 pada Panda 3.0.0, desa dapat menambahkan jenis surat baru sendiri, tidak perlu menunggu tim pengembang.
Versi 3
Berbagi lewat Bank Surat
Format surat dan formulirnya yang sudah disusun desa dapat dibagikan kepada desa lain lewat Bank Surat, sehingga desa tidak memulai dari nol.
Saling belajar
Cetak langsung
Surat dicetak langsung dari aplikasi ke printer kantor desa, dengan isian yang sudah terisi dari data penduduk.
Cetak
Arsip yang mudah dicari
Administrasi persuratan diarsipkan dengan rapi, sehingga riwayat layanan desa mudah dicari kembali.
Arsip
Menuju surat elektronik
Arah pengembangan berikutnya adalah surat elektronik dengan tanda tangan elektronik, berjalan beriringan dengan surat cetak karena kesiapan setiap desa berbeda.
Arah pengembangan
Agenda, dokumen, dan pesan warga di satu tempat.
Buku agenda surat masuk dan keluar
Buku agenda tulis tangan berpindah ke digital. Surat keluar yang dicetak dari Panda otomatis direkap; desa tinggal menambahkan surat yang dibuat di luar sistem. Statistiknya bisa tampil di website sebagai bentuk keterbukaan.
Agenda surat
Manajemen dokumen desa
Peraturan desa, peraturan kepala desa, RKPDes, RPJMDes, dan dokumen lain disimpan di menu Manajemen Dokumen dalam format PDF, XLS, XLSX, DOC, atau DOCX, dan dapat dibagikan kepada warga sebagai dokumentasi hukum desa.
Dokumen hukum desa
Kode QR untuk keaslian
Dokumen desa dapat diberi kode QR agar keasliannya bisa diperiksa dengan kamera ponsel. Kode QR juga tersedia untuk kartu identitas pegawai desa, yang terhubung ke halaman profil pegawai.
Verifikasi
Kotak masuk terintegrasi
Pesan yang dikirim pengunjung lewat formulir website desa, kecamatan, atau kabupaten masuk ke dasbor, di menu Layanan bagian Pesan Masuk, lengkap dengan label kategori.
Pesan warga
Bagi siapa layanan ini terasa.
Warga
Permohonan bisa diajukan tanpa datang lebih dulu, statusnya bisa dipantau, dan warga tidak perlu membawa fotokopi data yang sudah tercatat. Layanan juga bisa diajukan mandiri di kantor desa.
Lebih sedikit bolak-balik
Operator dan perangkat
Pekerjaan menyalin data berkurang. Semua permohonan ada di satu dasbor, dan surat tercetak dari data yang sudah diperiksa.
Lebih sedikit ketik ulang
Kepala desa dan daerah
Jumlah dan jenis layanan terekam dari agenda surat, sehingga kinerja pelayanan bisa dibaca dan diperbaiki dari data, bukan dari kesan.
Layanan yang terukur
Etalase layanan yang bisa dibuka siapa saja.
Layanan Warga tersambung dengan website resmi desa. Di sana warga menemukan profil desa, struktur pemerintahan, lembaga desa, jenis layanan yang tersedia, potensi desa, dan berita resmi yang ditulis pemerintah desa. Statistik dari Inti Data Desa juga tampil di website, sehingga warga dapat memantau perkembangan desanya.
Website desa juga menjadi pintu permohonan. Warga yang ingin mengajukan surat atau mengirim pesan cukup membuka website desanya, dan permohonan itu masuk langsung ke dasbor operator. Alamat resmi dengan akhiran .desa.id membuat warga yakin bahwa mereka berurusan dengan pemerintah desanya sendiri.
Pertanyaan tentang Layanan Warga.
Apakah warga harus punya ponsel pintar?
Tidak. Permohonan bisa diajukan lewat website desa atau ponsel, tetapi warga yang datang langsung ke kantor desa tetap dilayani dengan alur yang sama. Datanya sama, hanya pintunya yang berbeda.
Bisakah desa menambah jenis surat yang belum ada?
Bisa. Sejak layanan surat versi 3, desa dapat menambah jenis surat dan mengubah formatnya sendiri tanpa keahlian pemrograman. Format dari desa lain juga bisa dipelajari lewat Bank Surat.
Apakah surat dari Panda sah?
Surat tetap ditandatangani pejabat desa yang berwenang sesuai aturan yang berlaku. Panda membantu menyusun isian, mencetak, dan mengarsipkan surat; kewenangan menandatangani tetap pada pemerintah desa.
Bagaimana bila permohonan warga tidak lengkap?
Operator dapat menolak permohonan setelah memeriksanya, dan warga dapat mengajukan kembali dengan keterangan yang lengkap.
Apakah surat yang dibuat manual tetap bisa dicatat?
Bisa. Buku agenda otomatis merekap surat yang dicetak dari Panda, dan desa dapat menambahkan surat yang dibuat di luar sistem secara manual.
Apakah dokumen seperti perdes bisa dibuka warga?
Bisa, bila desa memilih membagikannya. Dokumen di Manajemen Dokumen dapat dibuka untuk umum sebagai bagian dari keterbukaan informasi desa.
Modul dan halaman yang menyambung.
Inti Data Desa
Sumber data penduduk untuk setiap surat.
Panda di Ponsel
Mengajukan dan memantau permohonan dari genggaman.
Asisten Otomatis
Kabar layanan ke warga lewat WhatsApp.
Domain desa.id
Alamat resmi untuk website desa.
Dokumentasi
Panduan memakai menu layanan dan surat.
Semua teknologi
Gambaran utuh enam modul Teknologi Panda.
Biarkan data yang bekerja, perangkat desa yang melayani.
Ceritakan layanan surat di desa Anda hari ini: jenis surat yang paling sering diminta, dan bagian mana yang paling memakan waktu.